Activar el servicio Rights Management

Quizás el mayor y más costoso activo que posea cualquier empresa o negocio sea los Documentos de esta, cualquier archivo o información puede ser realmente trascendental y promover tanto una acción o tarea positiva o negativa. Es por esto que Microsoft ha pensado en ello, y nos ofrece ahora, en su versión más reciente, actualizada y segura; en Office 365, una opción de seguridad y/o encriptamiento para esos archivos que bien no se puedan leer, enviar, o difundir fuera del alcance que tu desees

De este modo los usuarios pueden utilizar la herramienta de Information Rights Managements (IRM) y habilitarla en una lista de archivos o biblioteca para que tengan la restricción de uso incluso después de haberse descargado o enviado a otros sitio.

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Veamos entonces como activar el IRM:

Lo primero que tienes que saber es que hará falta tener los privilegios de administrador de SharePoint Online, que en este caso es el administrador global del Office 365.

  1. Inicia sesión en la administración del Office 365. Administración —- SharePoint
  2. Selecciona configuración
  3. Selecciona IRM —- Usar el servicio IRM (especificado en la configuración) —– Actualizar configuración de IRM.

Ya después de haber actualizado esta configuración de IRM, quienes pertenecen a la organización podrán proteger libremente todos los archivos que deseen.

Claro está que quienes pueden proteger los archivos son los propietarios de IRM.

NOTA: es importante recordar que al aplicar una actualización de IRM para una lista o para cualquier biblioteca, todos los archivos incluidos es esa lista o biblioteca estarán bajo esta protección establecida.

Los tipos de archivos que podrán cifrarse serán los que cuenten con el siguiente formato:

  • Word, Excel o PowerPoint en formato de 97 hasta el 2003
  • Formatos XPS (XML Paper Specificatión)
  • Formato XML Office Open, para Microsoft Oficce Word, Excel y PoewerPoint.
  • PDF

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